Table des matières
LE SERVICE FINANCIER, qui fait quoi ?
Jean-Marc GODIN, en charge des dépenses et recettes des Services Généraux (CRIA, Direction, Finances, Hygiène et Sécurité, Patrimoine, Ressources humaines),
Rania HAMMICHE, en charge des dépenses et recettes des contrats publics et du GEMTEX,
Sadi OTMANI, en charge des dépenses et recettes du département de la Formation, de la Vie étudiante, des Ateliers, de la Bibliothèque, de la Communication, des contrats privés, de la Direction des Relations Externes et des Relations Internationales
Dominique TERRIER, en charge des décaissements et encaissements de l'ENSAIT, relais de l'agent comptable dans l'établissement.
1- Les remboursements sur régie
Voici la procédure concernant le remboursement sur régie :
La personne désirant se faire rembourser sa dépense doit au préalable s'assurer que la somme demandée est disponible lorsqu'il s'agit d'une avance sur régie (la régie de l'ENSAIT étant une régie de 500 euros).
Lors de la demande de remboursement auprès de Dominique Terrier, les pièces justificatives à fournir sont :
- le certificat administratif signé par la personne ayant délégation de signature (pour une avance ou remboursement a posteriori) correspondant à la dépense et justifiant les raisons de ce choix de paiement
- la facture au nom de l'ENSAIT ou le ticket de caisse (le jour même ou le lendemain en cas d'avance, dans un délai de 15 jours en cas de remboursement a posteriori)
2- Le paiement par CB
3- L'envoi de colis par DHL
La procédure à suivre est la suivante :
1- Avant de déposer un colis pour expédition DHL à l’accueil, merci d’en informer le secrétariat du services concerné afin de programmer son enlèvement et d’établir l’EJ suivant le budget.
2- Lors de la demande en ligne, un tarif est proposé, merci de créer l’EJ en fonction de ce tarif en y indiquant l’expéditeur (ENSAIT + nom de l’expéditeur) destinataire (Nom société ou/et nom du destinataire) adresse et le numéro de bordereau d’envoi.
3- S’assurer de la validation de l’EJ avant de déposer le colis à l’accueil.
4- Dépôt du ou des colis a l’accueil
DELIBERATIONS ET REGLES APPLICABLES
1- Les missions
a- Délibération du CA concernant les modalités de remboursement des frais de missions 2023
b- Remboursement des frais des personnes invitées
Pour les personnels invités lors d'une soutenance de thèse ou un jury, les pièces justificatives à fournir sont les suivantes :
- un courrier d'invitation ou une convocation (sous forme d'un courrier ou d'un mail officiel) provenant de l'ENSAIT
- un OM sans frais de l'organisme (s'il est public) pour lequel la personne invitée est en contrat
2- Les investissements
Lors de la réception à l'ENSAIT d'un bien commandé par l'intermédiaire de crédits d'investissements, la fiche d'entrée de bien à l'inventaire doit être complétée et remise au service financier afin d'enregistrer ce bien dans le logiciel d'immobilisations.
La date de mise en service doit être renseignée précisément car elle conditionne le démarrage de l'amortissement du bien.
Une exception concernant les travaux en cours pour lesquels il faudra attendre leur réalisation complète avant de remettre la fiche complétée au service financier.
LE LOGICIEL FINANCIER GFC (COCKTAIL)
1- La création des fournisseurs
La création des fournisseurs est faite directement au service financier. Un mail doit être envoyé à service-financier@ensait.fr (objet du mail : création de fournisseur) et comprendre :
- le RIB,
- la fiche de création fournisseur (personne morale ou physique en fonction des cas) complétée
Les formulaires suivants comprennent l'intégralité des informations demandées :
fiche_de_creation_fournisseur_personne_morale.doc
fiche_de_creation_fournisseur_personne_physique.docx
Le fournisseur sera créé dans les deux jours.
Attention, lorsqu'un changement de RIB est demandé par un fournisseur, un courrier signé du titulaire de compte est demandé. Ce courrier, accompagné du nouveau RIB devra être envoyé au service financier afin de l'archiver.
2- Les Engagements Juridiques dans Cocktail
comment créer et valider un EJ dans Cocktail, constater et certifier un service fait ?
support_de_formation_ej_et_service_fait.pdf
circuit de validation des EJ dans Cocktail :
3- Aide à la saisie des états de frais dans Cocktail
4- Table de correspondance des codes achats et des comptes comptables
LE BUDGET ET L EXECUTE BUDGETAIRE
1- Budget 2020
2- Budget 2019
3- Budget 2018
4- Compte financier 2018
:service-financier:rapportdexecutionbudgetaire2018definitif.pdf